Warum ist eine IT-Dokumentation wichtig?

IT-Dokumentation und warum sie wichtig ist

Eine im Jahr 2010 durchgeführte Umfrage durch ein Beratungsunternehmen ergab: Etwa 40 Prozent der IT-Verantwortlichen in einem Unternehmen sind nicht in der Lage, die IT-Infrastruktur ihres Unternehmens darzustellen. Ein solch mangelnde IT-Dokumentation kann in der Praxis rasch zu Problemen führen, zum Beispiel im Falle einer Störung, bei Updates oder bei Prozessänderungen. Aber auch die Investitionsplanung leidet unter fehlender Transparenz, wenn beispielsweise hinsichtlich der entsprechenden Lizenz- und Wartungsverträge der Überblick fehlt. JUSTDO-IT Consulting empfiehlt daher eine systematische IT-Dokumentation, die im besten Fall automatisiert – auf Knopfdruck – durchgeführt wird.

Weshalb eine automatisierte IT-Dokumentation vornehmen?

Ein Netzwerk wird durch zahlreiche Komponenten bestimmt. Wenn nur eine dieser Komponenten ausfällt, kann das die Tätigkeit mehrerer Mitarbeiter im Unternehmen beeinträchtigen, auch interne Abläufe (z.B. in der Produktion) können gestört werden.

Ein solcher Ausfall ist stets mit finanziellen Einbußen verbunden, weshalb eine schnelle Fehlerbehebung eine Notwendigkeit ist. Aber eine rasche Fehlerbehebung ist nur dann möglich, wenn die Komponenten und Prozesse im Netzwerk auch bekannt sind. Dazu dienen eine Inventarisierung und eine kontinuierliche Dokumentation bei Änderungen der Technik, Prozesse und Verantwortlichkeiten.

Kosten- und Performancegründe

Haben Sie jederzeit und vollständigen Einblick in die Wartungs- und Lizenzverträge? Ohne dieser Übersicht, besteht das Risiko, dass Sie beispielsweise noch Wartungsverträge für längst ausgemusterte Komponenten bezahlen oder Anwendungen überlizenziert sind. Eine sorgfältige Inventarisierung verschafft diesbezüglich Transparenz. Müssen technische Änderungen vorgenommen werden, ist es außerdem hilfreich zu wissen, welche Abläufe und Arbeitsplätze davon betroffen sind. Eine unübersichtliche IT-Landschaft kostet daher Geld – denn im Falle einer Änderung müssen Informationen mühselig zusammengesucht werden – und das kostet Zeit.

Die Inventarisierung durchführen

Eine Inventarisierung erfordert die Aufnahme sämtlicher Komponenten des Netzwerks und der lokalen Arbeitsplätze und zeigt dabei auch deren Zusammenspiel. Aber auch installierte Software und wichtige laufende Dienste müssen aufgelistet sein. Aus den genannten Gründen sollten auch die Lizenz- und Wartungsverträge aufgenommen werden. Doch auch nach einer detaillierten Bestandsaufnahme ist es wichtig, dass diese bei jeder noch so kleinen Änderung auch entsprechend angepasst wird, um die Transparenz zu erhalten. Da dies jedoch sehr zeitaufwendig ist, raten wir zu einer (teil-)automatisierte Dokumentation. So erhalten Sie auf Knopfdruck alle wichtigen Informationen.

Aktuelle IT-Dokumentationen sind wichtig für die IT-Sicherheit

Können Sie im Falle eines Virenbefalls oder eines Diebstahls alle Komponenten, welche ggf. betroffen sind, benennen? Die automatische und systematische laufende Dokumentation verschafft Ihnen jederzeit einen Überblick Ihrer Systeme und gibt Ihnen die Möglichkeit danach entsprechend zu handeln oder Prioritäten festzulegen. Außerdem ergibt sich aus der kleinteiligen Dokumentation automatisch eine Änderungsdokumentation, so werden Manipulationen oder ungewollte Änderungen rasch sichtbar. Bei Bekanntwerden von Sicherheitslücken oder Schwachstellen können Sie eine Bewertung des Potenzials direkt anhand Ihrer Dokumentation vornehmen, ohne erst aktiv werden zu müssen.

Weitere Vorteile der automatisierten IT-Dokumentation

Eine sorgfältige Dokumentation des IT-Umfeldes verschafft Ihnen aber nicht nur Übersicht hinsichtlich der Komponenten, Prozesse und Verträge, sondern gibt Ihnen auch Gelegenheit zur effizienten Infrastrukturplanung. Das bedeutet konkret:

  • automatisierte IT-Dokumentation verschafft Zeitersparnis
  • bietet Übersicht, um Einsparungspotenzial aufzudecken
  • optimiert die Bereitstellungsprozesse
  • beschleunigt die Reaktionszeiten im Servicefall

Fazit

Indem Sie Ihr IT-Umfeld konsequent dokumentieren, tragen Sie maßgeblich zur Qualitätssicherung im Unternehmen bei. Mit einer Automatisierung sparen Sie Zeit, sie bietet weiterhin Potenzial zur Kostenreduzierung. Ideal: Im Falle eines Wechsels der Verantwortlichkeiten behält auch Ihr Nachfolger die Übersicht. Für die Umsetzung der Automatisierung und auch im Bereich der Verschlüsselung steht Ihnen die JUSTDO-IT Consulting gerne mit maßgeschneiderten Lösungen zur Seite.

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