Aufbewahrungsfristen für Bewerbungsunterlagen

Bewerbungsunterlagen – Welche Aufbewahrungsfristen sind lt. DSGVO einzuhalten

Hand aufs Herz: Sind bei Ihnen die personenbezogenen Daten von Bewerbern gespeichert, auch wenn diese für den ursprünglichen Zweck nicht mehr benötigt werden? Wenn ja, muss ich Ihnen mitteilen, dass dies rechtlich nicht zulässig ist. Wissen Sie, wie lange sie Bewerbungsunterlagen aufbewahren dürfen?

Sie kennen das: Jemand bewirbt sich per Post oder E-Mail, sie bewahren die Unterlagen auf bis sie sich für einen Kandidaten oder eine Kandidatin entschieden haben. Und was kommt dann?

Aufbewahrungsfrist von Bewerbungsunterlagen liegt bei maximal 6 Monaten.

Sofern Sie einem Bewerber oder einer Bewerberin eine Absage erteilen, müssen Sie die Bewerbungsunterlagen spätestens 6 Monate nach der Versendung der Absage vollständig und datenschutzkonform vernichten! Dies gilt sowohl für Unterlagen in Papierform als auch für elektronische Unterlagen.

Denn wenn eine Stelle nicht besetzt wird oder der Kandidat oder die Kandidatin ungeeignet ist, fällt der Zweck der Stellenbesetzung weg und die Daten sind zu löschen.

Die dafür gesetzlich gerechtfertigte Aufbewahrungsfrist liegt bei maximal 6 Monaten. In diesem Zeitraum haben Sie als Unternehmen ausreichend Gelegenheit, ein Bewerbungsverfahren ordnungsgemäß durchzuführen.

Sobald diese Frist abgelaufen ist, müssen Sie alle Bewerberdaten löschen. Im Detail heißt das, sie müssen alle Daten unkenntlich machen und die Daten dürfen nach der Löschung nicht mehr existieren. Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, etc. sind aus den E-Mailprogrammen zu löschen bzw. Papierunterlagen in einem Aktenvernichter mit mindestens Schutzklasse 2 zu vernichten.

Längere Aufbewahrungsfristen von Bewerbungsunterlagen müssen schriftlich vereinbart werden

Möchten sie die Bewerbungsunterlagen länger aufbewahren, muss der Bewerber oder die Bewerberin eine Einwilligung erteilen. Dies kann beispielsweise dadurch erfolgen, dass der Bewerber oder die Bewerberin im Anschreiben mitteilt, dass die Daten für einen möglichen späteren Kontakt gespeichert werden dürfen.

Möchten Sie sich die Möglichkeit offen halten, später erneut die Bewerber zu kontaktieren, müssen Sie schriftlich um die Einwilligung bei den Bewerbern nachfragen.


Seit 25.05.2019 ist die Datenschutz-Grundverordnung in Kraft getreten. Verstösse können für Sie als Unternehmer oder Unternehmerin sehr teuer sein. Kontaktieren Sie uns – wir unterstützen Sie bei der Umsetzung der DSGVO in Ihrem Unternehmen.

Alle Infos zur DSGVO finden sie hier: https://www.jusline.at/gesetz/dsgvo

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