Hand aufs Herz: Sind bei Ihnen die personenbezogenen Daten von
Bewerbern gespeichert, auch wenn diese für den ursprünglichen Zweck nicht mehr
benötigt werden? Wenn ja, muss ich Ihnen mitteilen, dass dies rechtlich nicht
zulässig ist. Wissen Sie, wie lange sie Bewerbungsunterlagen aufbewahren dürfen.
Sie kennen das: Jemand bewirbt sich per Post oder E-Mail,
sie bewahren die Unterlagen auf bis sie sich für einen Kandidaten oder eine
Kandidatin entschieden haben. Und was kommt dann?
Aufbewahrungsfrist von Bewerbungsunterlagen liegt bei maximal 6 Monaten.
Sofern Sie einem Bewerber oder einer Bewerberin eine Absage
erteilen, müssen Sie die Bewerbungsunterlagen spätestens 6 Monate nach der
Versendung der Absage vollständig und datenschutzkonform vernichten! Dies gilt
sowohl für Unterlagen in Papierform als auch für elektronische Unterlagen.
Denn wenn eine Stelle nicht besetzt wird oder der Kandidat
oder die Kandidatin ungeeignet ist, fällt der Zweck der Stellenbesetzung weg
und die Daten sind zu löschen.
Die dafür gesetzlich gerechtfertigte Aufbewahrungsfrist
liegt bei maximal 6 Monaten. In diesem Zeitraum haben Sie als Unternehmen
ausreichend Gelegenheit, ein Bewerbungsverfahren ordnungsgemäß durchzuführen.
Sobald diese Frist abgelaufen ist, müssen Sie alle
Bewerberdaten löschen. Im Detail heißt das, sie müssen alle Daten unkenntlich
machen und die Daten dürfen nach der Löschung nicht mehr existieren.
Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, etc. sind aus den E-Mailprogrammen zu
löschen bzw. Papierunterlagen in einem Aktenvernichter mit mindestens Schutzklasse
2 zu vernichten.
Längere Aufbewahrungsfristen von Bewerbungsunterlagen müssen schriftlich vereinbart werden
Möchten sie die Bewerbungsunterlagen länger aufbewahren,
muss der Bewerber oder die Bewerberin eine Einwilligung erteilen. Dies kann
beispielsweise dadurch erfolgen, dass der Bewerber oder die Bewerberin im Anschreiben
mitteilt, dass die Daten für einen möglichen späteren Kontakt gespeichert
werden dürfen.
Möchten Sie sich die Möglichkeit offen halten, später erneut die Bewerber zu kontaktieren, müssen Sie schriftlich um die Einwilligung bei den Bewerbern nachfragen.
Seit 25.05.2019 ist die Datenschutz-Grundverordnung in Kraft getreten. Verstösse können für Sie als Unternehmer oder Unternehmerin sehr teuer sein. Kontaktieren Sie uns – wir unterstützen Sie bei der Umsetzung der DSGVO in Ihrem Unternehmen.
Alle Infos zur DSGVO finden sie hier: https://www.jusline.at/gesetz/dsgvo